Estructura económica-financiera de una empresa.

La contabilidad en la empresa es un proceso necesario que sirve para conocer los estados patrimoniales de la misma. Es prácticamente imposible tener un manejo razonable de una organización sin conocer con exactitud sus números y circunstancias patrimoniales, sus relaciones entre activos y activos. Esta circunstancia es cierto tanto para una gran empresa como para un micro emprendimiento, aunque es cierto que en el segundo caso puede existir un registro muy rudimentario. La contabilidad en la empresa es llevada concienzudamente por especialistas y es fundamental para evaluar las decisiones que a futuro se tomarán. En términos profesionales se sigue utilizando el sistema de partida doble.

A la hora de tomar decisiones de tipo económico es enormemente importante llevar un buen seguimiento que dé cuenta de la situación en la que una organización o una persona se encuentran. Esta circunstancia hizo que se desarrollen a lo largo del tiempo distintas formas de hacer un seguimiento de distintos tipos de escenarios. En efecto, cada pueblo tenía una forma de registrar sus cosechas, sus consumos, etc. El desarrollo de una unidad de cuenta fue enormemente importante en este sentido, porque facilitó los registros que se llevaban a cabo. La contabilidad como la entendemos hoy en día fue un refinamiento de todo este proceso, refinamiento que llegó en la Edad Media y que se impuso definitivamente en el renacimiento. Por supuesto existieron enormes cambios también en este sistema, pero los principios del mismo se mantienen.

Una empresa, por otra parte, tiene como finalidad la obtención de una rentabilidad. Para lograr este objetivo se observan los precios que tienen los bienes y servicios en el mercado y se intenta producirlos con un costo que sea inferior. La diferencia entre estos precios y los costos será la denominada rentabilidad de la empresa. Ahora bien, a pesar de que estas consideraciones son fáciles de entender, lo cierto es que se requiere de un seguimiento exhaustivo de estos valores, seguimiento que solo se puede llevar adelante mediante un registro pormenorizado de todas las transacciones, de todas las decisiones que se tomen y que impliquen salida y entrada de dinero. Es así como la contabilidad se constituye como una herramienta fundamental en una empresa para llevar adelante sus objetivos.

 Tipos de contabilidad

Aquella ciencia o técnica cuyo objetivo es proporcionar información que sea útil para las decisiones de carácter económico se la conoce bajo el nombre de contabilidad.

Existen distintos criterios para clasificar a la contabilidad y sus tipos, algunos de ellos son:

De acuerdo al origen de los recursos:

Contabilidad pública: esta se encarga de registrar y controlar todas aquellas operaciones que se realizan por instituciones pertenecientes al Estado Nacional.

Contabilidad privada: a diferencia de la anterior, esta se aboca a las operaciones que realizan empresas en manos de particulares, tanto de personas naturales como jurídicas.

De acuerdo a la actividad de la empresa:

Contabilidad industrial: aquellas industrias que se abocan a transformar la materia prima en productos elaborados son controladas por la contabilidad industrial.

Contabilidad comercial: en cambio, esta contabilidad se dedica al control de aquellas empresas cuya principal actividad pasa por la compra y venta de algún producto específico.

Contabilidad de empresas extractivas: las empresas dedicadas a la explotación de recursos naturales, renovables o no, y que son utilizadas en la realización de sus actividades económicas son controladas por la contabilidad de empresas extractivas.

Contabilidad de servicios: esta contabilidad es la que controla a aquellas empresas que se dedican a prestar algún tipo de servicio a la sociedad.

Tomando en cuenta con qué clase de información trabaja, los tipos de contabilidad son:

Contabilidad financiera: esta es la que recolecta y transmite aquella información que tiene que ver con el estado financiero de una determinada empresa. Este material es destinado a los dueños, gerentes y socios de la empresa, pero también, al público en general, que puede estar interesado en este tipo de cuestiones.

Contabilidad administrativa: a diferencia de la anterior, esta contabilidad no transmite más allá de la propia entidad los datos adquiridos. Esto es porque tienen que ver con cuestiones administrativas de la propia empresa y es utilizada por los rangos superiores para juzgar cuestiones relacionadas con las metas y objetivos propuestos así como también las políticas implementadas. También son útiles para predecir lo que ocurrirá y la planificación.

Contabilidad fiscal: este tipo de contabilidad se encarga del registro y la preparación de informes relacionados con las declaraciones y pagos de impuestos presentados.     

Contabilidad de costos: este tipo de contabilidad es motivada por las empresas industriales que se interesan por conocer la determinación de los costos unitarios en la producción, la venta y la producción en general. También sirve para determinar los puntos de equilibrio de las empresas, es decir, aquellas instancias en las que no se obtienen ni ganancias ni pérdidas, los costos de distribución y los totales.

Definición de principio de devengo:

Principio contable según el cual los ingresos y gastos se contabilizan en el momento que se genera el derecho a percibirlos o la obligación de efectuarlos, independientemente de cuándo se produce el cobro o pago correspondiente.

Gasto, pago, ingreso y cobro:

Una empresa automovilística compra 1000 ruedas, y éstas se pagan dentro de un mes: el gasto se ha producido al adquirir las ruedas, pero el pago se realizará en un mes.

Por otro lado, esa misa empresa vende 50 coches, pero me pagarán un mes después: se efectúa un ingreso en el momento de la venta, pero se realizará el cobro dentro de un mes.

En el caso de que se efectúen compras y ventas a crédito durante, por ejemplo 24 meses, se realizará un solo gasto y un solo ingreso, pero 24 pagos y 24 cobros.

En cuanto a las cuentas anuales, el Balance consta de tres partidas: Activo, pasivo y neto.

El Activo resulta de la suma del pasivo y del neto, y de ésta resulta el llamado Equilibrio patrimonial.

Pasivo: es lo que nos prestan.

Neto: los fondos propios.

Flujos de tesorería (cash flow): Es importante llevar un seguimiento de lo que compro y pago, de lo que necesito financiar, y debo llevarlo al día, porque si hay algún desfase tendremos un problema.

El punto muerto: conocido como punto de absorción de los costes fijos o umbral de rentabilidad, ya que se supone que a partir de ahí es cuando se comienza a ganar dinero.

Tengo costes fijos, es decir, aquellos que son independientes de la cantidad de producción, y también tengo gastos variables.

El problema está en que ninguno del todo fijo y ninguno es del todo variable, ya que los costes fijos no son siempre proporcionales a los variables.

El margen comercial resulta de la diferencia entre precio de venta unitario y coste variable de cada unidad.

Por otro lado, la fórmula que me permite conocer  cuánto vender para no perder (punto muerto) es: (Precio de venta unitario – Coste variable por unidad) x Unidades que vendo = Costes fijos.

Tiempo medio de maduración financiera:

El período medio de maduración de una empresa es el tiempo que transcurre desde que invierte una unidad monetaria en la adquisición de factores hasta que es convertida en liquidez a través de su cobro por la venta del producto o servicio ofrecido.

Ratios económicos y financieros:

Ratio es la relación o proporción que se establece entre dos cantidades o medidas. También se denomina comúnmente “razón” o indicador.

La forma de relacionar las dos medidas puede ser mediante cualquier operador matemático (suma, resta, multiplicación, división, o combinaciones) siendo el más utilizado la división. También es posible utilizar otras funciones, más complejas, como las regresiones, modelos de series temporales, etc.

-Ratios económicos:

Utilizados en el análisis económico, y por tanto orientados al estudio de cómo una empresa genera resultados (beneficios o pérdidas) y la manera de mejorarlos. Para ello, y como es evidente, la mayoría se centran en la cuenta de resultados empresarial.

El análisis desde la perspectiva económica de la empresa se estructura en dos pilares, uno es el estudio de su capacidad productiva, es decir, las diferentes inversiones que tiene la empresa y que, en definitiva, son los que generan rendimientos. El otro pilar fundamental es precisamente estos rendimientos, es decir, sintetizar los resultados de la gestión realizada sobre esos activos y que se obtienen como diferencia entre ingresos y gastos y que muestra la cuenta de resultados.

-Ratios financieros:

Se identifican como tales aquellos utilizados en el análisis financiero, y por tanto orientados al estudio de la estructura financiera de la empresa y a los compromisos que esta representa para la entidad.

Se trata por tanto, de ratios que permitan el estudio de la política de financiación de la empresa, el coste que esta representa y la capacidad de la entidad para su devolución o reembolso. Esto conlleva a un estudio en tres vertientes, que se comentan, a grandes rasgos, a continuación:

Análisis de la composición de la estructura financiera. Una primera clasificación entre recursos propios y ajenos, y dentro de estos últimos un doble desglose basado en el plazo de vencimiento (corto y largo plazo) y en función de su remuneración (con o sin coste).

Recursos propios

Recursos ajenos

- Largo plazo

- Corto plazo. Dentro de los mismos se diferencia entre, comerciales y no remunerados, y no comerciales y remunerados

Determinación y estudio del coste de las fuentes financieras utilizadas.

Análisis de liquidez y solvencia, es decir, capacidad de generar recursos y liquidez para poder atender a sus compromisos.

Los costes, tipos, análisis de costes, planes de control de costes. Los programas de control de costes como elementos de cohesión y participación en la empresa.

Los costes de una empresa se pueden clasificar en dos grandes grupos:

a) Costes fijos

b) Costes variables

a) Costes fijos.

Son aquellos que no dependen del nivel de actividad de la empresa, sino que son una cantidad determinada, independiente del volumen de negocio.

Ejemplo: el alquiler de las oficinas. La empresa tendrá que pagar todos los meses el mismo alquiler con independencia del comportamiento de sus ventas.

Otros costes fijos: el sueldo de la secretaria del Presidente, el coste de financiación de los equipos informáticos, la minuta anual del abogado, la retribución del asesor fiscal, etc.

Los cotes fijos no son permanentemente fijos, sino que llegado a ciertos niveles de actividad pueden variar:

Ejemplos: los gastos de alquiler. Si la actividad de la empresa aumenta mucho, ésta se puede ver obligada a contratar más personal y, por tanto, puede que tenga que alquilar espacio adicional de oficinas.

De la misma manera, si su actividad cae mucho, la empresa puede empezar a reducir plantilla, con lo que el espacio actual de sus oficinas le puede quedar grande y decida trasladarse a otras oficinas más pequeñas.

Por ello, lo que se denominan costes fijos sería más correcto llamarlos costes semi-fijos.

b) Costes variables

Son aquellos que evolucionan en paralelo con el volumen de actividad de la compañía. De hecho, si la actividad fuera nula, estos costes serían prácticamente cero.

Ejemplos: en un bar el coste de las bebidas depende del número de bebidas servidas. En una empresa constructora, el coste del los ladrillos depende del volumen de obra, etc.

Toda empresa tendrá una serie de costes fijos y de costes variables. Incluso algunos costes que son fijos para una empresa, pueden ser variables para otra, y viceversa.

Ejemplo: Si un hotel tiene subcontratado el servicio de desayuno a una empresa de catering, este coste es variable (depende de la ocupación del hotel). Por el contrario, si tiene su propia cafetería que se encarga de los desayunos, este coste es fijo (le cuesta prácticamente lo mismo con independencia de los desayunos servidos).

Dentro de cada actividad, la empresa puede tener cierta flexibilidad para elegir el tipo de coste en el que quiere incurrir, fijo o variable.

Ejemplo: una imprenta puede establecer su propio servicio de reparto, adquiriendo varias furgonetas (coste fijo), o subcontratar este servicio a una agencia de mensajería (coste variable).

Una empresa puede tener en plantilla sus propios técnicos informáticos (coste fijo) o subcontratar este servicio a una empresa especializada (coste variable).

Una empresa puede tener su propio servicio de vigilancia, o subcontratar este servicio a una empresa de seguridad (coste variable).

El elegir entre costes fijos o costes variables tiene sus ventajas e inconvenientes:

Coste fijos: el coste no varía, por lo que si la empresa aumenta su actividad el coste es el mimo y la empresa se beneficia de economías de escala (el coste unitario por producto va disminuyendo).

Sin embargo, la empresa incurrirá en este coste aunque su actividad sea muy reducida, lo que puede convertirse en una carga considerable que le lleve a dar pérdidas.

Costes variables: su ventaja es que varían con el nivel de actividad, por lo que si la actividad es reducida el coste es, asimismo, reducido, lo que evita que la empresa entre en pérdidas.

Sin embargo, si la actividad aumenta el coste también aumenta, con lo que la empresa no se beneficia de economías de escala.

Fuentes de financiación propias y ajenas:

Financiación Ajena. Recoge todo el dinero que entra dentro de la empresa, pero que pertenece a terceros a quienes se debe devolver. Como en el caso de los préstamos recibidos por entidades financieras, y que se deben reembolsar en el plazo establecido.

Financiación Propia. Constituida por todos los recursos propios de la empresa, que permanecen de manera estable en ella y que no tienen la obligación de devolver. Entre ellos encontramos las reservas (financiación interna) y el capital social y sus ampliaciones, que forman parte de las aportaciones realizadas por los socios.

 La gestión financiera: Alquiler, leasing, renting, confirming y facturing.

Factoring: Factura conformada por el banco, normalmente hasta 60.000 euros de riesgo. La entidad financiera nos anticipa el 90% de la factura y así aseguramos el riesgo del impagado futuro. Comporta unos gastos de intereses y comisión.

Confirming: Orden de cobro con un vencimiento determinado. Por ejemplo, descuento de efectos, pagarés, letras, etc. siempre que tengan fuerza ejecutiva. El confirming es más rápido y ágil que el confirming ya que el factoring siempre ha de pasar por el banco mientras el confirming no.

Renting: Su finalidad es no endeudarse con más activos ya que fiscalmente se considera un alquiler. Suele incluir el alquiler, mantenimiento, reparación, asistencia, RC e impuestos. Todo ello está incluido dentro de una misma cuota mensual.

Leasing o arrendamiento financiero: es un contrato mediante el cual, el arrendador traspasa el derecho a usar un bien a un arrendatario, a cambio del pago de rentas de arrendamiento durante un plazo determinado, al término del cual el arrendatario tiene la opción de comprar el bien arrendado pagando un precio determinado, devolverlo o renovar el contrato.